IT şirketleri ve dijital ajanslar, birebir anda birden fazla müşteriyle çalışırken farklı projeleri, teslim tarihlerini ve grupların iş yükünü yönetmek zorunda kalıyor. Yazılım geliştirme, web tasarımı, dijital pazarlama ve içerik üretimi üzere süreçlerde müşteri taleplerinin yanlışsız şahıslara aktarılması ve misyonların vaktinde tamamlanması, proje idaresinin temel ögeleri arasında yer alıyor.

Ancak misyonların farklı araçlarda takip edilmesi, müşteri taleplerinin e-posta zincirlerinde kaybolması yahut grup üyelerinin iş yükünün net görülememesi projelerin ilerleyişini zorlaştırabiliyor. Bu noktada proje idaresi yazılımları ve iş süreçleri otomasyonu, şirketlerin çalışma tertibini daha görünür ve yönetilebilir hâle getiren araçlar olarak öne çıkıyor.

IT şirketleri ve dijital ajanslar sebep merkezi bir sisteme gereksinim duyuyor?

Bir dijital ajansın müşterisinden yeni bir tasarım talebi alması, bir yazılım takımının yanılgı bildirimiyle ilgilenmesi yahut pazarlama grubunun kampanya için yeni misyonlar oluşturması farklı süreçler üzere görünebilir. Fakat bu işlerin ortak noktası; talebin kaydedilmesi, sorumlusunun belirlenmesi, önceliklendirilmesi ve tamamlanana kadar takip edilmesidir.

Bu adımlar farklı uygulamalarda yürütüldüğünde takımlar bilgileri tekrar tekrar denetim etmek zorunda kalabilir. Projenin son durumu bir misyon idaresi aracında, müşteriyle yapılan görüşmeler e-postalarda ve teslim tarihleri farklı bir takvimde tutulduğunda uyum güçleşebilir.

Merkezi bir proje idaresi yazılımı, müşteri taleplerini, vazifeleri, sorumluları ve teslim tarihlerini birebir çalışma tertibinde bir araya getirmeye yardımcı olabilir. Böylelikle takım üyeleri sırf kendi vazifelerini değil, projenin genel ilerleyişini de daha kolay takip edebilir.

Müşteri taleplerinden vazifelere uzanan süreç

IT şirketleri ve dijital ajanslar için iş akışının kıymetli bir kısmı müşteri talepleriyle başlıyor. Yeni bir web sitesi, reklam kampanyası, yazılım geliştirme talebi yahut mevcut projede yapılması istenen değişiklik, grupların planlamasını direkt etkileyebiliyor.

Bu taleplerin sırf iletileşme uygulamaları üzerinden takip edilmesi, önceliklerin karışmasına ve kimi işlerin gecikmesine sebep olabilir. Taleplerin merkezi bir sistemde kaydedilmesi ise hangi işin kim tarafından değerlendirileceğini ve sonraki adımın ne olacağını netleştirebilir.

Örneğin bir müşteri yeni bir özellik talep ettiğinde bu istek kaydedilebilir, ilgili proje yöneticisine atanabilir ve kıymetlendirme için bir misyon oluşturulabilir. Talep onaylandığında geliştirme grubuna aktarılabilir ve teslim tarihi belirlenebilir.

Bu süreçlerin standartlaştırılması, bilhassa çok sayıda müşteriyle çalışan ajanslar için kıymet taşıyor. Her talebin birebir temel adımlardan geçmesi, takımların iş yapma biçimini daha dengeli hâle getirirken yöneticilerin de bekleyen işleri daha kolay belirlemesini sağlayabilir.

Görev dağılımı ve grup iş yükünün yönetilmesi

Bir projenin başarılı formda tamamlanması sadece misyonların belirlenmesine değil, bu vazifelerin grup üyeleri arasında istikrarlı dağıtılmasına da bağlı. Birebir çalışanın birden fazla projede sorumluluk üstlenmesi, birtakım misyonların gecikmesine ve önceliklerin yine düzenlenmesine sebep olabilir.

Ekip iş yükünün görünür olmadığı durumlarda yöneticiler yeni bir işi kime atayacaklarına karar verirken eksik bilgiyle hareket edebilir. Misyon idaresi araçları ise çalışanların sorumluluklarını, devam eden işlerini ve yaklaşan teslim tarihlerini takip etmeye yardımcı olur.

Örneğin bir dijital ajansın tasarım takımında tıpkı hafta içinde üç farklı müşterinin teslim tarihi bulunabilir. Proje yöneticisi vazifeleri ve müddetleri merkezi bir sistemde görüntüleyerek yeni taleplerin mevcut iş yükünü nasıl etkileyeceğini kıymetlendirebilir. Gerektiğinde vazifelerin önceliği değiştirilebilir yahut iş dağılımı tekrar düzenlenebilir.

Bu noktada otomasyon, yeni bir misyon oluşturulduğunda ilgili çalışana bildirim gönderilmesi, yaklaşan teslim tarihleri için hatırlatma yapılması yahut makul şartlar gerçekleştiğinde yöneticinin bilgilendirilmesi üzere süreçleri üstlenebilir.

Böylece yöneticiler her vazifesi tek tek denetim etmek yerine gecikme riski taşıyan işlere odaklanabilir. Bununla birlikte otomasyonun verimli çalışması için misyonların yeni tutulması, sorumluların hakikat belirlenmesi ve gerçekçi teslim tarihlerinin kullanılması gerekir.

Proje idaresinde otomasyonun rolü

Proje idaresi yazılımları sırf vazife listeleri oluşturmak için kullanılmıyor. İş süreçleri otomasyonu sayesinde tekrarlayan süreçler muhakkak kurallara bağlanabiliyor ve takımların manuel olarak yürüttüğü kimi adımlar azaltılabiliyor.

Örneğin bir misyon tamamlandığında sonraki evre için yeni bir misyon oluşturulabilir. Müşteri onayı bekleyen bir iş belli bir müddet boyunca ilerlemediğinde proje yöneticisine bildirim gönderilebilir. Yeni bir proje başlatıldığında standart misyon listesi ve denetim adımları otomatik olarak oluşturulabilir.

Bu cins iş akışları, bilhassa emsal projeleri tekrar tekrar yürüten şirketlerde yarar sağlayabilir. Her yeni projede vazifelerin ve sorumlulukların baştan oluşturulması yerine evvelce tanımlanmış şablonlar kullanılabilir.

Bitrix24, vazife ve proje idaresi, takım içi bağlantı, CRM ve iş süreçleri otomasyonu özelliklerini bir araya getiren platformlardan biri. IT şirketleri ve dijital ajanslar, platformu kullanarak müşteri taleplerini takip edebilir, misyonlar oluşturabilir, sorumluları belirleyebilir ve proje süreçlerini ortak bir çalışma alanında düzenleyebilir.

Bitrix24’ün otomasyon özellikleri, şirketlerin kendi iş akışlarına nazaran yapılandırılabilir. Örneğin bir müşteri talebinin ilgili çalışana atanması, muhakkak bir etapta misyon oluşturulması yahut teslim tarihi yaklaşan işler için bildirim gönderilmesi üzere süreçler otomatikleştirilebilir. Kullanılabilecek özellikler, tercih edilen eser ve plana nazaran değişebilir.

Müşteri iletişimi ve proje ilerleyişini birebir yerde takip etmek

Dijital ajanslarda müşteri ilgileri ile proje idaresi birbirinden başka düşünülemez. Satış takımının verdiği bir teslimat kelamı, müşteriyle yapılan bir toplantıda alınan karar yahut proje kapsamındaki değişiklik, takımın günlük çalışmalarını direkt etkileyebilir.

CRM ve proje idaresi araçlarının birlikte kullanılması, müşteri iletişimi ile uygulama süreci arasında irtibat kurulmasına yardımcı olabilir. Müşteriyle ilgili bilgiler ve görüşme geçmişi CRM tarafında tutulurken onaylanan işlerin misyonları, sorumluları ve teslim tarihleri proje idaresi kısmında takip edilebilir.

Bitrix24 üzere platformlar, müşteri münasebetleri idaresi ile vazife ve proje idaresini bir araya getirerek bu ilişkiyi kurmayı kolaylaştırabilir. Böylelikle müşteri talebinden projenin tamamlanmasına kadar uzanan süreçte bilgilerin farklı araçlar arasında dağılmasının önüne geçilebilir.

Ancak tek bir platform kullanmak, tüm meselelerin zaten çözüleceği manasına gelmiyor. Şirketlerin kendi süreçlerini netleştirmesi, hangi bilgilerin nerede tutulacağını belirlemesi ve grupların sistemi sistemli kullanmasını sağlaması gerekiyor.

Doğru proje idaresi yazılımı nasıl seçilir?

IT şirketleri ve dijital ajanslar için uygun bir proje yönetimi programı seçerken sırf misyon oluşturma özelliklerine bakmak kâfi değil. Yazılımın takımların günlük işleyişine, müşteri alakalarına ve kullanılan öteki araçlara nasıl ahenk sağlayacağı da değerlendirilmelidir.

Özellikle şu özellikler öne çıkıyor:

• Görev ve proje takibi: Sorumluların, önceliklerin ve teslim tarihlerinin kolay kolay yönetilmesi.
• İş yükü görünürlüğü: Takım üyelerinin devam eden misyonlarının ve kapasitesinin takip edilebilmesi.
• Otomasyon: Tekrarlayan misyonların, bildirimlerin ve onay adımlarının kurallara bağlanabilmesi.
• Müşteri idaresi: Müşteri taleplerinin ve bağlantı geçmişinin proje süreçleriyle ilişkilendirilebilmesi.
• Raporlama: Proje ilerleyişinin ve gecikmelerin görünür hâle getirilmesi.
• Entegrasyon: Şirketin hâlihazırda kullandığı araçlarla ahenk sağlanması.

İhtiyaçlar küçük takımlardan büyük tertiplere kadar değişebildiği için seçim yapılırken şirketin büyüklüğü, proje sayısı ve süreçlerin karmaşıklığı dikkate alınmalı. Öncelikle en fazla vakit kaybettiren iş akışlarını belirlemek ve otomasyonu bu alanlardan başlatmak daha uygulanabilir bir yaklaşım olabilir.

Sonuç: Daha görünür süreçler, daha denetimli projeler

IT şirketleri ve dijital ajanslarda proje idaresi, vazifeleri listelemekten çok daha fazlasını gerektiriyor. Müşteri taleplerinin gerçek kıymetlendirilmesi, misyonların istikrarlı dağıtılması, grup iş yükünün takip edilmesi ve teslim tarihlerinin korunması, birbiriyle ilişkili süreçler olarak ele alınmalı.

Bitrix24 üzere proje idaresi ve otomasyon platformları, bu süreçleri merkezi bir çalışma alanında bir araya getirerek grupların uyumunu güçlendirmeye yardımcı olabilir. Tekrarlayan süreçlerin otomatikleştirilmesi de çalışanların manuel takibe daha az vakit ayırmasını sağlayabilir.

Dijital dönüşümün asıl pahası, mümkün olan her süreci otomatikleştirmek değil; hakikat bilginin hakikat şahsa ulaşmasını, sorumlulukların netleşmesini ve projelerin daha öngörülebilir biçimde ilerlemesini sağlamaktır.

Kaynak: Shiftdelete