Sağlık dalında dijital dönüşüm, sadece yeni teknolojilerin kullanılmasından ibaret değil. Hasta müracaatlarının yönetilmesi, randevuların takip edilmesi, çalışanlar arasında vazife dağılımı yapılması ve idari süreçlerin düzenlenmesi de bu dönüşümün kıymetli bir modülünü oluşturuyor. Bilhassa yoğun hasta trafiğine sahip klinikler için bu süreçlerin daha sistematik yürütülmesi, günlük operasyonların verimliliğini direkt etkileyebiliyor.

Telefon, e-posta ve internet siteleri üzerinden gelen taleplerin farklı kanallarda takip edilmesi, çalışanların birebir bilgileri tekrar tekrar denetim etmesine sebep olabiliyor. Yanıtlanmayı bekleyen bir müracaat, unutulan bir randevu hatırlatması yahut sorumlusu belirlenmemiş bir misyon, iş akışında aksaklıklar yaratabiliyor. CRM sistemleri ve iş süreçleri otomasyonu ise bu cins meseleleri azaltmak için bedellendirilen dijital araçlar arasında yer alıyor.

Sağlık kuruluşlarında dijitalleşme sebep kıymetli?

Bir sıhhat kuruluşunun günlük işleyişi, tıbbi hizmetlerin yanı sıra çok sayıda idari süreci de kapsıyor. Hastaların bilgi taleplerine cevap verilmesi, randevuların oluşturulması, değişikliklerin bildirilmesi ve çalışanların uyumu bu süreçlerin sadece bir kısmı.

Bu süreçler manuel olarak yürütüldüğünde çalışanlar vakitlerinin değerli bir kısmını tekrarlayan vazifelere ayırabiliyor. Farklı bağlantı kanallarında tutulan bilgiler de bir talebin hangi kademede olduğunu takip etmeyi zorlaştırabiliyor.

Dijital araçlar, bu süreçlerin ortak bir sistem içinde yürütülmesine yardımcı oluyor. Örneğin bir internet formundan gelen müracaat otomatik olarak ilgili takımın takip listesine aktarılabiliyor. Müracaat için sorumlu bir çalışan atanabiliyor ve belirlenen mühlet içinde süreç yapılmadığında hatırlatma oluşturulabiliyor.

T.C. Sağlık Bakanlığının dijital hastane yaklaşımı da bilişim teknolojilerinin sıhhat kuruluşlarındaki farklı süreçlerle birlikte değerlendirilmesinin ehemmiyetini ortaya koyuyor. Dijital dönüşümün kapsamı, sadece elektronik kayıtlarla sonlu kalmayıp kurumların işleyişini destekleyen idari uygulamaları da içeriyor.

Hasta iletişimi otomasyonla nasıl iyileştirilebilir?

Hasta iletişimi, kliniklerin günlük operasyonlarında daima takip gerektiren alanlardan biri. Hizmetler hakkında bilgi almak isteyen bireyler, randevu talepleri yahut mevcut randevularına ait sorular için farklı kanallardan kuruma ulaşabiliyor.

Bu taleplerin tek tek denetim edilmesi ve ilgili çalışanlara aktarılması, bilhassa küçük gruplarda iş yükünü artırabiliyor. Hasta irtibatının otomasyonu, tekrarlayan süreçlerin evvelce belirlenen kurallara nazaran yürütülmesini sağlayarak bu süreci kolaylaştırabiliyor.

Örneğin bir klinik, internet sitesindeki irtibat formundan gelen talepleri merkezi bir sistemde toplayabilir. Talebin çeşidine nazaran ilgili üniteye vazife atanabilir ve müracaat yanıtlanana kadar takip edilebilir. Belirlenen müddet içinde geri dönüş yapılmadığında sorumlu çalışana bildirim gönderilmesi de mümkün olabilir.

Bu yaklaşım, çalışanların her başvuruyu başka ayrı denetim etme muhtaçlığını azaltırken hangi taleplerin hâlâ karşılık beklediğini görmelerini kolaylaştırır.

Burada otomasyonun maksadı insan bağlantısını ortadan kaldırmak değil, rutin süreçleri sadeleştirmektir. Standart bilgilendirmeler otomatik iletilerle yapılabilirken bireye özel kıymetlendirme yahut uzman görüşü gerektiren mevzular ilgili sıhhat çalışanlarına yönlendirilmelidir.

Randevu idaresinde otomasyonun rolü

Randevu oluşturmak, hasta ile klinik arasındaki sürecin sırf başlangıcıdır. Randevunun teyit edilmesi, tarih yahut saat değişikliklerinin takip edilmesi ve gerekli hatırlatmaların yapılması da nizamlı bir işleyiş gerektirir.

Manuel randevu idaresinde çalışanların her hasta için başka farklı bildiri göndermesi yahut telefonla teyit alması gerekebilir. Yoğun periyotlarda bu süreçlerin gecikmesi, hem çalışanların vaktini tüketebilir hem de hastaların kâfi bilgilendirme alamamasına sebep olabilir.

Randevu idaresi otomasyonu, uygun sistemlerle entegre edildiğinde kimi adımların otomatik yürütülmesini sağlayabilir:

• Randevu oluşturulduğunda teyit bildirisi gönderilmesi.
• Randevu tarihinden evvel hatırlatma yapılması.
• Tarih yahut saat değişikliklerinde ilgili takıma bildirim iletilmesi.
• İptal edilen randevuların takip listelerinde güncellenmesi.
• Yanıt bekleyen soruların sorumlu çalışanlara yönlendirilmesi.

Bu çeşit uygulamalar, randevu süreçlerinin daha tertipli takip edilmesine yardımcı olabilir. Bununla birlikte kullanılan otomasyon aracının klinikteki mevcut takvim yahut hastane bilgi idare sistemiyle uyumlu olması değerlidir. Sistemler arasında gerçek entegrasyon bulunmadığında bilgilerin otomatik güncelleneceği varsayılmamalıdır.

Türkiye’de Merkezi Hekim Randevu Sistemi (MHRS) üzere hizmetler, vatandaşların sıhhat hizmetlerine erişimini kolaylaştıran dijital uygulamalara örnek oluşturuyor. Kliniklerin kendi iç süreçlerinde kullandığı CRM ve misyon idaresi araçları ise farklı bir fonksiyon üstlenerek idari uyumu destekleyebilir.

Bitrix24 ile kliniklerde CRM ve iş süreçleri otomasyonu

Sağlık kuruluşlarında dijitalleşmenin değerli adımlarından biri, hasta adaylarından gelen taleplerin ve idari süreçlerin merkezi bir sistem üzerinden yönetilmesi. Bitrix24, CRM, misyon ve proje idaresi ile iş süreçleri otomasyonu özelliklerini tek platformda bir araya getirerek bu gereksinimlere yönelik tahliller sunuyor.

Örneğin bir klinik, internet sitesinden gelen bilgi taleplerini Bitrix24 CRM üzerinden takip edebilir. Yeni bir müracaat oluşturulduğunda ilgili çalışana vazife atanabilir, geri dönüş için son tarih belirlenebilir ve muhakkak bir müddet içinde süreç yapılmadığında hatırlatma oluşturulabilir. Böylelikle taleplerin şahsî notlar yahut farklı iletileşme kanalları arasında kaybolma riski azaltılabilir.

Platformun misyon idaresi özellikleri, kliniklerin idari grupları arasındaki uyumu da destekleyebilir. Hasta kabul, davet merkezi ve idari işler grupları için vazifeler oluşturulabilir; sorumlular ve tamamlanma tarihleri belirlenebilir. Yöneticiler de işlerin hangi kademede olduğunu takip ederek yoğunluk yaşanan alanları daha kolay görebilir.

Bitrix24’ün iş süreçleri otomasyonu, tekrarlayan süreçlerin makul kurallara nazaran yürütülmesine yardımcı olabilir. Müracaatların ilgili çalışanlara yönlendirilmesi, misyon oluşturulması ve bildirim gönderilmesi üzere adımlar, kurumun işleyişine nazaran yapılandırılabilir.

Burada kıymetli bir ayrım bulunuyor: Bitrix24 üzere CRM platformları, kliniklerin idari irtibat ve iş akışlarını düzenlemek için kullanılabilir; lakin hastane bilgi idare sistemlerinin yahut elektronik sıhhat kayıtlarının yerine geçtiği varsayılmamalıdır. Sağlık bilgilerinin işlenmesi kelam konusu olduğunda kurumlar, kullanılacak özellikleri, entegrasyonları ve erişim yetkilerini veri güvenliği ihtiyaçları doğrultusunda değerlendirmelidir.

Sağlık verilerinin güvenliği göz ardı edilmemeli

Sağlık dalında dijitalleşme, veri güvenliğini de öncelikli bahisler arasına taşıyor. Sağlık dataları, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamında özel nitelikli ferdî datalar arasında bulunuyor. Bu sebeple bu bilgilerin işlenmesi ve erişime açılması özel bir dikkat gerektiriyor.

Otomasyon sistemleri devreye alınırken çalışanların sadece vazifeleri için gerekli bilgilere erişebilmesi, yetkilerin hakikat tanımlanması ve bilgi transferinin inançlı biçimde gerçekleştirilmesi kıymet taşıyor. Ayrıyeten bir süreci tamamlamak için sahiden muhtaçlık duyulmayan şahsî dataların farklı sistemlere aktarılmasından kaçınılmalı.

Örneğin bir randevuyu hatırlatmak için gerekli olan bilgilerle hastanın tıbbi geçmişi birebir kapsamda değerlendirilmemeli. İdari bir sürecin otomatikleştirilmesi, gereksiz sıhhat bilgilerinin öbür bir platformda tutulmasını gerektirmemeli.

Bulut tabanlı tahliller tercih edildiğinde de data sürece şartları, erişim denetimleri, entegrasyonlar ve ilgili mevzuattan doğan yükümlülükler incelenmeli. Teknoloji seçimi sırf kullanım kolaylığına nazaran değil, güvenlik ve uyumluluk ihtiyaçları dikkate alınarak yapılmalı.

Dijital dönüşümde gerçek başlangıç noktası

Kliniklerin tüm iş süreçlerini birebir anda otomatikleştirmeye çalışması yerine, öncelikle vakit kaybına sebep olan süreçleri belirlemesi daha uygulanabilir bir yaklaşım olabilir. Hasta taleplerinin takibi, randevu hatırlatmaları ve idari misyonların dağıtılması, otomasyon için uygun başlangıç noktaları arasında yer alıyor.

İlk kademede mevcut işleyiş tahlil edilmeli ve hangi adımların manuel yürütüldüğü belirlenmeli. Akabinde taleplere cevap verme müddeti, vazifelerin vaktinde tamamlanma oranı yahut manuel takip için harcanan vakit üzere ölçülebilir göstergeler üzerinden sonuçlar kıymetlendirilebilir.

Otomasyonun başarılı olması, sadece yazılımın devreye alınmasına bağlı değil. İş akışlarının yanlışsız tasarlanması, çalışanların sisteme ahenk sağlaması ve süreçlerin tertipli olarak gözden geçirilmesi de ehemmiyet taşıyor.

Sonuç olarak sıhhatte dijital dönüşüm, kliniklerin hasta irtibatını daha nizamlı yürütmesine ve idari iş yükünü yönetmesine yardımcı olabilir. Bitrix24 üzere CRM ve otomasyon platformları, uygun süreçlerde kullanıldığında çalışanların tekrarlayan vazifelere ayırdığı vakti azaltabilir ve operasyonel uyumu güçlendirebilir. Bu dönüşümün sürdürülebilir olması ise teknolojinin kurumun gereksinimlerine uygun seçilmesine, veri güvenliğinin korunmasına ve sıhhat profesyonellerinin rolünün merkezde tutulmasına bağlı.

Kaynak: Shiftdelete