Gayrimenkul dalında başarılı bir satış, sadece gerçek mülkü gerçek alıcıyla buluşturmaktan ibaret değil. Birinci müşteri talebinin alınmasından portföydeki uygun gayrimenkullerin belirlenmesine, yer gösterimlerinin planlanmasından satışın sonuçlandırılmasına kadar birçok adımın koordineli yürütülmesi gerekiyor. Birebir anda onlarca müşteriyle bağlantı kuran emlak danışmanları için bu süreçleri manuel olarak takip etmek vakit kaybına ve fırsatların gözden kaçmasına sebep olabiliyor.

Bu noktada CRM sistemleri, emlak ofislerinin müşteri ilgilerini ve satış süreçlerini daha tertipli yönetmesine yardımcı oluyor. Gayrimenkul kesimine uygun halde yapılandırılan CRM tahlilleri; potansiyel alıcıların takibi, portföy bilgilerinin düzenlenmesi, vazife dağılımı ve satış basamaklarının izlenmesi üzere süreçleri tek bir çalışma alanında birleştirebiliyor.

Emlak bölümünde müşteri taleplerini yönetmek sebep zorlaşıyor?

Bir emlak ofisine gelen talepler farklı kaynaklardan oluşabiliyor. İnternet duyuruları, sosyal medya, telefon görüşmeleri, ofis ziyaretleri ve internet sitesi formları, potansiyel müşterilerin esas bağlantı kanalları arasında yer alıyor. Bu talepler başka farklı takip edildiğinde müşteri bilgilerinin dağılması ve geri dönüşlerin gecikmesi riski ortaya çıkıyor.

Örneğin satılık bir daireyle ilgilenen kişi, birkaç gün sonra farklı bir duyuru hakkında tekrar bağlantıya geçebilir. Danışman evvelki görüşmenin detaylarına basitçe ulaşamazsa müşterinin bütçesini, tercihlerini yahut daha evvel incelediği mülkleri tekrar sormak zorunda kalabilir.

CRM sistemi, müşteri bilgilerini ve evvelki bağlantı kayıtlarını merkezi bir yerde tutarak bu sorunu azaltabilir. Danışman, müşterinin hangi mülklerle ilgilendiğini, hangi görüşmelerin yapıldığını ve sonraki adımın ne olduğunu takip edebilir. Böylelikle müşteri iletişimi ferdî notlara yahut çalışanların hafızasına daha az bağımlı hâle gelir.

Potansiyel alıcılar gerçek emlak danışmanına nasıl yönlendirilir?

Potansiyel müşteri yönetimi, gayrimenkul dalında CRM kullanımının temel alanlarından biri. Bir emlak ofisi birebir anda konut satın almak, konut kiralamak yahut ticari gayrimenkul aramak isteyen şahıslardan talepler alabilir. Her talebin tıpkı formda ele alınması yerine, müşterinin gereksinimine ve takımın uzmanlık alanlarına nazaran yönlendirilmesi daha verimli bir çalışma nizamı sağlayabilir.

CRM sistemleri, yeni taleplerin belirlenen kurallara nazaran çalışanlara atanmasını destekleyebilir. Örneğin bir internet formundan gelen müracaat, müşterinin ilgilendiği mülk tipine yahut talebin geldiği bölgeye nazaran ilgili danışmana yönlendirilebilir. Yeni bir kayıt oluşturulduğunda vazife atanması ya da sorumlu çalışana bildirim gönderilmesi de otomatikleştirilebilir.

Bu cins bir sistem, bilhassa birden fazla danışmanla çalışan emlak ofislerinde değer kazanıyor. Her müşteri için sorumlu kişinin belirlenmesi, tıpkı talebin farklı çalışanlar tarafından tekrar tekrar ele alınmasını önlemeye ve geri dönüş süreçlerini daha görünür hâle getirmeye yardımcı olabilir.

Ancak otomatik yönlendirme kurallarının hakikat belirlenmesi gerekiyor. İş yükü, uzmanlık alanı ve müşteri talebinin niteliği dikkate alınarak oluşturulan bir sistem, sırf talepleri dağıtan değil, takip sürecini de destekleyen bir yapıya dönüşebilir.

Gayrimenkul portföyünü tek bir sistemde takip etmek

Emlak danışmanlarının iş yükü sadece müşterilerden oluşmuyor. Satılık ve kiralık mülklerin bilgilerini yeni tutmak, fiyat değişikliklerini takip etmek, fotoğraf ve dokümanları düzenlemek ve uygun mülkleri potansiyel alıcılarla eşleştirmek de günlük işlerin değerli bir kısmını oluşturuyor.

Bilgiler farklı evraklarda yahut uygulamalarda tutulduğunda hangi mülkün hâlâ satışta olduğu, hangisinin kiralandığı ya da hangi müşteriye hangi seçeneklerin sunulduğu konusunda karışıklık yaşanabiliyor.

Gayrimenkul dalına uyarlanmış CRM tahlilleri, portföy kayıtlarının gereksinime nazaran düzenlenmesini sağlayabilir. Adres, mülk tipi, oda sayısı, fiyat, mülk sahibi ve duyuru durumu üzere alanlar özel kayıt formlarında tutulabilir. Satış ve kiralama süreçleri de farklı basamaklar üzerinden izlenebilir.

Bitrix24’ün gayrimenkul kesimine yönelik tahlilleri, müşteri iletişimi, randevu planlama, doküman idaresi ve iş süreçlerinin düzenlenmesi üzere gereksinimlere odaklanıyor. Platformdaki Akıllı Süreç Otomasyonu özelliği de emlak ofislerinin kendi iş akışlarına uygun özel kayıtlar oluşturmasına imkan tanıyor. Örneğin satış ve kiralama portföyleri başka süreçler hâlinde yapılandırılabiliyor.

Burada değerli olan, CRM’i sırf bir müşteri rehberi olarak görmemek. Müşteri talepleriyle portföy bilgilerinin birbiriyle ilişkilendirilebildiği bir yapı, danışmanların uygun mülkleri bulmasını ve devam eden süreçleri takip etmesini kolaylaştırabilir.

Satış sürecinin takibi ve otomasyon

Gayrimenkul satışları çoklukla tek bir görüşmeyle sonuçlanmıyor. Birinci talebin alınması, müşteri gereksinimlerinin belirlenmesi, uygun mülklerin sunulması, yer gösterimi, teklif ve kontrat üzere farklı etaplar bulunuyor. Bu etapların sistemli takip edilmemesi, ilgilenen bir müşterinin gözden kaçmasına yahut sürecin gereksiz yere uzamasına sebep olabilir.

Satış otomasyonu, bu adımların muhakkak kurallara nazaran yönetilmesine yardımcı olabilir. Örneğin müşteriyle birinci görüşme tamamlandığında bir sonraki arama için vazife oluşturulabilir. Yer gösterimi planlandığında danışmana hatırlatma gönderilebilir. Bir satış fırsatı uzun müddet birebir etapta kaldığında sorumlu çalışana bildirim iletilebilir.

Bitrix24 CRM’de otomasyon kuralları ve tetikleyiciler, kayıtların makul etaplara ulaşmasıyla misyon oluşturma, bildirim gönderme ve satış sürecindeki kimi süreçleri başlatma üzere emellerle kullanılabiliyor. Bu özellikler, emlak ofisinin kendi satış akışına nazaran yapılandırıldığında tekrarlayan takip işlerini azaltabilir.

Örneğin bir danışman müşteriyle görüştükten sonra görüşme sonucunu CRM’e kaydedebilir. Sistem, sonraki görüşme için vazife oluşturacak halde ayarlanabilir. Böylelikle danışmanın her takip adımını kendi takvimine manuel olarak eklemesi gerekmeyebilir.

Otomasyonun temel maksadı danışmanın yerini almak değil, kıymetli adımların unutulmasını önlemek ve müşteriyle bağlantının dengeli biçimde sürdürülmesini desteklemektir.

Yer gösterimleri, vazifeler ve grup koordinasyonu

Bir emlak ofisinde birden fazla danışman birebir anda farklı müşterilerle görüşebilir ve farklı mülklerin gösterimini organize edebilir. Takvimlerin ve misyonların başka ayrı yönetilmesi, randevuların çakışmasına yahut grup içi uyumun zorlaşmasına sebep olabilir.

Görev ve takvim idaresi araçları, görüşmelerin planlanmasına, sorumluların belirlenmesine ve yaklaşan etkinlikler için hatırlatmalar oluşturulmasına yardımcı olabilir. Müşteriyle yapılan görüşmelerin ilgili kayıtlarla ilişkilendirilmesi de danışmanların sonraki adımları daha kolay takip etmesini sağlar.

CRM ile vazife idaresinin birlikte kullanılması, yöneticilerin takımdaki iş dağılımını değerlendirmesini de kolaylaştırabilir. Hangi danışmanın kaç faal müşteriyle ilgilendiği, hangi satış fırsatlarının beklediği ve hangi vazifelerin tamamlanmadığı daha görünür hâle gelebilir.

Bu bilgiler, iş yükünün daha istikrarlı dağıtılmasına ve satış sürecindeki gecikmelerin tespit edilmesine yardımcı olur. Bununla birlikte elde edilen sonuçlar, sisteme girilen bilgilerin yeniliğine ve oluşturulan iş akışlarının yanlışsız tasarlanmasına bağlıdır.

Gayrimenkul CRM’i seçerken nelere dikkat edilmeli?

Her emlak ofisinin muhtaçlıkları tıpkı değil. Küçük bir işletme öncelikle müşteri taleplerini ve görüşmeleri takip etmek isterken daha büyük bir kuruluş portföy idaresi, farklı gruplar arasında misyon dağılımı ve gelişmiş raporlama özelliklerine muhtaçlık duyabilir.

Bu sebeple CRM seçerken aşağıdaki noktalar değerlendirilmeli:

• Müşteri takibi: Tüm müracaatların ve bağlantı geçmişinin merkezi bir yerde tutulabilmesi.
• Portföy idaresi: Gayrimenkullerin cins, fiyat, pozisyon ve durum üzere ölçütlerle düzenlenebilmesi.
• Satış otomasyonu: Vazife, hatırlatma ve bildirimlerin belirlenen kurallara nazaran oluşturulabilmesi.
• Ekip uyumu: Danışmanların sorumluluklarının ve devam eden süreçlerin takip edilebilmesi.
• Entegrasyon ve güvenlik: Kullanılan öteki araçlarla ahenk ve müşteri bilgilerinin uygun erişim denetimleriyle korunması.

Bitrix24 üzere özelleştirilebilir platformlar, işletmelerin kendi satış basamaklarını ve vazife akışlarını tanımlamasına yardımcı olabilir. Bununla birlikte portföy idaresi yahut duyuru siteleriyle data transferi üzere daha özel gereksinimler için kullanılacak uygulama ve entegrasyonların ayrıyeten kıymetlendirilmesi gerekir.

Müşteri bağlantı bilgileri ve mukaveleler üzere dokümanlar işlenirken şahsî bilgilerin korunmasına ait yükümlülükler de dikkate alınmalı; erişim yetkileri vazife ve sorumluluklara nazaran belirlenmelidir.

Sonuç: Gayrimenkul satışlarında daha tertipli bir çalışma modeli

Gayrimenkul bölümünde CRM kullanımı, müşteri bilgilerinin kaydedilmesinden çok daha fazlasını söz ediyor. Yanlışsız yapılandırılmış bir sistem, potansiyel alıcıların takibini, portföy idaresini, emlak danışmanları arasındaki vazife dağılımını ve satış sürecinin farklı basamaklarını tek bir çalışma nizamında birleştirebilir.

Bitrix24 üzere CRM ve otomasyon platformları, emlak ofislerinin tekrarlayan süreçlerini azaltmasına, müşteri taleplerini daha sistematik takip etmesine ve takım uyumunu güçlendirmesine yardımcı olabilir. Buradaki asıl bedel, her süreci otomatikleştirmekten çok hakikat bilginin hakikat şahsa, hakikat vakitte ulaşmasını sağlamaktır.

Gayrimenkul kesiminde rekabetin yoğun olduğu bir ortamda müşteri ilgilerini sistemli yönetmek ve satış fırsatlarını vaktinde takip etmek, işletmelerin çalışma biçimini geliştirmek için kıymetli bir adım olabilir.

Kaynak: Shiftdelete